Este año bisiesto de 2024, Colombia volverá a tener un gran puente festivo ! Su importancia en materia societaria es relevante : Veamos !

Muy seguramente sus hijos tienen el jueves 28 y viernes 29 de marzo libres, pues es semana santa.. además, por si no lo sabía, el lunes 25 (de esa misma semana) también es festivo. Será una semana a media marcha por receso estudiantil, tanto en colegios como en universidades. Con un lunes festivo y los dos últimos días de la semana libres, quien no está con ganas de “tomarse el puente” ?

Recordemos al senador Emiliani, quien pasó la historia por tramitar una ley en 1983 (Ley 51 o ley Emiliani) que tenía como propósito pasar la mayoría de festivos al día lunes, con el fin lograr que los trabajadores y sus familias pudieran tener fines de semana largos y pudieran descansar. La mencionada ley logró también acabar con una práctica muy común, la de “tomarse el punte” ya que si por ejemplo un festivo caía en martes, alguna gente literalmente hacía puente, es decir, se tomaba el lunes, para juntarlo con el martes y adicionado al fin de semana, hacer un gran festivo.

Pero porque reseño esto? Cual es la importancia? Pues resulta que si tenemos en cuenta que mucha gente saldrá de “vacaciones” durante la semana que inicia con el lunes 25,  (semana santa o semana mayor) lo más probable es que para cumplir con el mandato según el cual las reuniones del máximo órgano social de las sociedades comerciales en Colombia deben celebrarse durante el primer trimestre del año (a más tardar el 31 del mes de marzo), y teniendo en cuenta que el 31 este año cae en domingo, lo más seguro es que la gran mayoría de reuniones de Asambleas (en las S.A. y las S.A.) y Juntas de Socios (en las LTDA y S en C), se lleven a cabo el viernes 22 de mazo próximo. 

 

De los países de la OCDE (Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico) Colombia es el país con más días feriados, 18 en total…

Y si es así, considerando un término de convocatoria de quince días hábiles, en el cual no cuenta ni el día de la convocatoria ni el día de la reunión, a más tardar, este maravilloso jueves 29 (año bisiesto) sería el último día en que un gran número de sociedades deberán convocar a sus asociados para (a)  anunciar la fecha de celebración de la reunión y (b) indicar la forma y oportunidad para ejercer el sagrado y muy importante derecho de inspección.

Será que algún administrador se aventurará a celebrar una reunión del máximo órgano social el martes 26 o miércoles 27 de marzo?

Con base en estas indicaciones y con la ayuda del calendario hagan sus propios cálculos. Si el término de convocatoria es menor, usted tendrá más tiempo pero las consideraciones son igualmente válidas.

Apostilla: 

En Colombia 10 de los 18 días festivos se pasan al día lunes. Curioso que en un país no confesional, donde a muchos les molesta “lo religioso” el tema del respeto por las fiestas religiosas no se toque, prima el derecho al “sagrado descanso” ? –

 

 

En días pasados hice una reseña sobre la época especial del año que vivimos donde se empieza a citar a las reuniones del máximo órgano social de las sociedades comerciales en Colombia. Tanto de las pequeñas y medianas sociedades de personas, las LTDA o S en C, donde se cita a Junta de Socios (el equivalente a una Asamblea) como de las más grandes y robustas, con un gran lote de las populares S.A.S., que antecede al “pelotón lider” de las grandes y enormes sociedades de capital las S.A. que cotizan en bolsa.  Ecopetrol es una de ellas.

Precisamente hoy, fue publicado en medio masivo de comunicación (El Tiempo), la citación formal a la Asamblea General Ordinaria de Accionistas de Ecopetrol.

Las flores : Comparto por ser de interés el modelo de convocatoria al que me refiero. Contiene el orden del día e interesantes detalles que hacen de esta una impecable convocatoria, digna de imitar. Esto complemente en parte mi artículo anterior, (VER) donde señalaba que sociedades de menor tamaño y organización deben imitar las buenas y mejores prácticas de este tipo de sociedades (las grandes S.A.), donde existe una vocación de servicio y atención al accionista, así éste, con su poca voz (recordemos que en el caso de Ecopetrol la mayoría absoluta la forma el Estado colombiano) tenga poca o nula injerencia en las decisiones que se adopten.

 

Convocatoria a la reunión ordinaria de la Asamblea de Ecopetrol

 

Primero las flores, ahora el palo. Esta Asamblea, como muchas otras es una especie de fiesta “democrática” donde todos van, pero uno pocos deciden.

Porqué señalo en el título de esta entrega que la Asamblea (de Ecopetrol en este caso) será una gran Asamblea para unos pocos? Por una sencilla razón : es una gran “puesta en escena” donde se consigue un enorme espacio (Corferias !) para que asistan (a) en una gran tribuna su Presidente, una persona cuestionada por el mal manejo que le dio a los fondos de la campaña presidencial, puesto e impuesto por el gobierno…, (b) su Junta Directiva, compuesta por personas cuyos méritos no desconozco, pero que en últimas debe doblegarse a la voluntad del gran accionista, un gobierno de turno (no el Estado o el interés de sus ciudadanos) para cumplir agendas propias, y llevar ese enorme barco petrolero que tenemos, hacia un decaimiento que hemos visto con asombro y (c) ya no en palcos, sino en el gallinero, “el resto”, o los accionistas de a pie, algunos de ellos que compraron “la ilusión de la iguana”, a COL$5.000 del 2012 …

Los colombianos tenemos una maravillosa sociedad de exploración petrolera, con refinerías capaces de producir todo tipo de combustibles, recursos petroleros a flor del piso, pero paradojicamente una gasolina cuyo precio aumenta constantemente, justo desde que inició este gobierno. Hoy en día el alto valor del combustible ha jalonado una inflación que en números se dice “controlada” o normal, pero que en los bolsillos de los colombianos ha tenido un efecto nunca antes visto.

Es una “puesta en escena”. Si bien es una asamblea “hibrida” (presencial y transmitida), en ese gran recinto donde tendrá lugar, puedo imaginar estas escenas el día de la importante reunión  : UNO  Jóvenes entusiastas que recibieron de sus padres acciones de Ecopetrol, hoy a COL$2,275 pesos por acción (a la baja) con el riesgo de que cada vez que el Presidente (de la República) abre la boca, saca un anuncio, promete una asociación con PDVSA y similares, hace que el mercado reaccione y el pánico del futuro de los hidrocarburos se haga cada vez más incierto. DOS Ancianos, pensionados y gente que le apostó a la empresa de los colombianos, hoy codiciada por el régimen como un botín para lanzar estrategias políticas, aterrados de ver el gráfico tipo montaña rusa de su acción. TRES Una imponente tarima donde directivos y funcionarios ejecutarán un libreto, traerán el plato cocinado y terminada la reunión invitarán a los asistentes a reclamar un refrigerio. CUATRO Algunos accionistas con iniciativa que se inscribirán para hacer uso de la palabra y formular sus propuesta y comentarios que serán “debidamente anotados”.

El siguiente gráfico representa la evolución de la acción de Ecopetrol y la caída en picada sin expectativa de recuperación desde mediados de 2022 (que coincidencia).

 

 

Evolución histórica de la acción de Ecopetrol 2012 a presente – fuente TRADING VIEW https://es.tradingview.com/symbols/BVC-ECOPETROL/

 

Y para probar que una imagen vale más que mil palabras, veamos el gráfico desde que inició este gobierno ..

 

Evolución de la acción desde mediados de 2022 – fuente TRADING VIEW https://es.tradingview.com/symbols/BVC-ECOPETROL/

 

Para finalizar: 

Un ex Presidente de la estatal petrolera (Juan Carlos Echeverry) ha publicando un libro con el título “salvar a Ecopetrol”  VER   Y no es que Echeverry quiera lanzar la fórmula de salvamento, sino que explica en su obra como a pesar de una enorme crisis global y en medio de situaciones adversas, con un manejo adecuado y un buen liderazgo, se logró salvar a la compañía de una gran crisis y volver a la senda de crecimiento, pero que ahora, como todo lo del gobierno, “decrece”…

 

 

 

La Asamblea General de Accionistas (AGA), o Junta de Socios para las sociedades por cuotas o partes de interés, como las S en C y las LTDA,  es la oportunidad de oro para que el asociado (accionista o socio) conozca de primera mano la situación de la sociedad de la cual hace parte. Es el momento en el que los administradores (Gerente y Junta) rinden cuenta de su gestión. El socio o accioninsta tiene derecho a reclamar su dividendo. 


 

Tomado de Los Robles, Retrato de una Familia, libro de Rodrigo Lozano Vila

Tomada de Los Robles, retrato de una familia, por Rodrigo Lozano Vila – para saber más, haga click en la foto.

 

Por:  Rodrigo Lozano Vila

Abogado experto en Sociedades, Empresas de Familia y Planeación Patrimonial familiar. rlozano@lozanovila.com

 

Nota: 

Esta entrega resulta extensa, por lo relevante del tema. Para mayor facilidad podrá consultar y acceder directamente cada tema desde el índice y una vez consultado podrá regresar fácilmente a eñ haciendo click en la flecha de la derecha.

 

Aclaración: Nos referiremos indistintamente a Asamblea General de Accionistas (AGA), o Junta de Socios (JDS), teniendo en cuenta que ambas son la reunión del máximo órgano social, es decir la reunión de todos las personas que tienen un interés patrimonial en la sociedad representado en acciones, para el caso de las S.A. o S.A.S., o en cuotas o partes de interés para el caso de las LTDA y las S en C. Los asociados tienen dos derechos principales en su calidad de tal: derechos políticos (participar en las deliberaciones, votar, hacerse elegir) y económicos (participar de las utilidades). Estos derechos se ejercen en medio de un marco legal muy preciso previsto principalmente en el código de comercio, la ley 222 de 1995 y la ley 1258 de 2008 (por la cual se crea la Sociedad por Acciones Simplificada).

Asociado(s) = Accionista o Socio

Máximo Órgano Social = Asamblea de Accionistas o Junta de Socios

Accionista = Asociado

Socio = Asociado

* La diferencia radica en el tipo de sociedad (S en C y Ltda son sociedades por cuotas o partes de interés mientras que S.A. y S.A.S., son sociedades por acciones).

Entiendo que mis lectores puedan ser hombres, mujeres o personas de diversa identidad de género. Soy respetuoso de cualquier condición e inclusivo. Mis referencias exclusivas a “el y lo” y lo masculino son solamente un intento por mantener una redacción sencilla y lograr que el relato fluya. Naturalmente tod@s están incluid@s !

Índice

 

Presentación:

La reunión del máximo órgano social (AGA o JDS) se debe llevar a cabo durante el primer trimestre de este año. Es un deber de los administradores convocarla, prepararla y llevarla a cabo y un derecho de los asociados asistir a ella.

Se presentan a continuación aspectos de orden legal para tener en cuenta, en especial para los administradores, sobre quienes recae una enorme responsabilidad y cuyo papel es fundamental en este importante evento. Los derechos de los asociados toman una especial relevancia en esta reunión anual ya que – salvo contadas excepciones – los asociados, al no ser parte de la administración, ni tener injerencia en el día a día del negocio, la forma, oportunidad y claridad con la que se les presente la información resultará fundamental a la hora de tomar decisiones y marcar el rumbo de la sociedad.

Para tener en cuenta ! 

Una sociedad comercial es un ente económico del cual hacen parte principalmente dos actores fundamentales : la administración por un lado y los propietarios (accionistas) por el otro. Los primeros tienen un deber fiduciario o de confianza frente a los segundos, quienes los han elegido y designado para hacerse cargo de la gestión y administración del negocio. La sociedad, es en esencia un contrato  que tiene como fin último desarrollar una actividad de lucro encaminada a generar utilidades para sus accionistas.

 

Marco general y contexto 

El motor de la economía de un país lo constituyen sin duda alguna los pequeños y grandes negocios que prestan servicios y suministran bienes. El ropaje de estos negocios, salvo aquellos que se prestan de manera informal o personal, son las sociedades comerciales. En nuestro medio predominan las Sociedades por Acciones Simplificadas, más conocidas como las SAS, pero no debemos, para efectos de este análisis, tener en cuenta que subsisten las sociedades anónimas (S.A.) y las más personales, como lo son las de Responsabilidad Limitada, o LTDA. Esta consideración es relevante para efectos de algunas sutiles diferencias en la génesis, convocatoria y desarrollo de la reunión anual del máximo órgano social (Asamblea en las SAS y SA, y Junta de Socios en la LTDA).

 

 

Sociedades abiertas y cerradas 

Una distinción relevante consiste en diferenciar aquellas sociedades de grandes capitales que captan recursos del público, y cotizan sus acciones a través de la bolsa de valores, donde cobra especial relevancia la gestión de los administradores y el reto de generar buenos reportes y excelente información, bajo parámetros de rigor y transparencia, para generar confianza en el pequeño inversionistas, que termina siendo “uno más” en medio de un cardumen de otros accionistas que invierten motivados en la valorización y rentabilidad de su inversión, teniendo una injerencia casi inexistente en la administración y un peso imperceptible en la toma de decisiones. Estas son las sociedades abiertas, o inscritas en bolsa que, para tranquilidad del público en general, son supervisadas y vigiladas, observan altos estándares de calidad en sus procesos, su gestión es profesional, tienen Juntas Directivas y un Gobierno Corporativo enfocado en la generación de confianza, las buenas relaciones entre la administración y los accionistas y en particular el enfoque fundamental hacia la generación de dividendos y la valoración de la compañía.

Por oposición a éstas, y sin dejar de tener en cuenta que navegan en extremos, las muy grandes y las pequeñas, las bien administradas y las mal administradas, las formales y las informales, se encuentran las sociedades cerradas, es decir, que no cotizan sus acciones en bolsa. En este universo no se debe desconocer la existencia cada vez más marcada de una cultura hacia la excelencia que las ubica muy cerca e incluso mejor posicionadas que las grandes sociedades de capital (las abiertas) en términos de estándares de manejo y dirección, relaciones entre accionistas, e incluso tamaño. En este mundo de las sociedades cerradas se encuentra un interesante subconjunto, las sociedades de familia, es decir aquellas donde sus accionistas están relacionados entre sí, además de por el vínculo contractual o de negocio. Es importante que tanto los asociados como los administradores naveguen juntos en un recorrido hacia manejar la sociedad por pequeña que sea, con los más altos estándares de RIGOR, DISCIPLINA y ÓRDEN.

 

Algunas consideraciones de orden legal 

Celebrar  la reunión ordinaria del máximo órgano social no es un tema de menor importancia. No se trata de un favor que los administradores le están haciendo a los asociados, ni de algo que puedan omitir, hacer por salir del paso o tomar a la ligera. Tampoco es la oportunidad de asumir una condición de “acá sabemos todo y no pregunte tanto” , o una actitud descortés frente a los asociados. Este tipo de reuniones debe ser preparado y llevado a cabo con todo el profesionalismo y diligencia por parte de los administradores, esto es el Representante Legal y la Junta Directiva (si la hubiere). Por su parte los asistentes deben ejercer su derecho de inspección, llegar preparados y asumir una actitud cortés y responsable. Nos es un foro para ir a atacar por atacar, hacerse el importante, lucirse, o “sacar los dientes”. Lo cortés no quita lo valiente.

Preparación y responsables 

Recordemos que según la ley 222 de 1995, tienen calidad de administradores el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes señalen los estatutos. Son ellos según el caso quienes son responsables de llevar a cabo todos los actos y procedimientos necesarios para que una reunión del máximo órgano social sea preparada, convocada y llevada a cabo con estricto apego a la ley y a los estatutos.

Convocatoria

Por regla general, antes de que finalice el primer trimestre del año, es decir, antes del 31 de marzo de este año y con una antelación precisa, usted debe ser formalmente convocado a la reunión del máximo órgano social de todas las sociedades en las cuales usted tenga la calidad de socio (Limitada) o accionista (S.A. o SAS). Si usted es accionista de lo que en líneas arriba reseñamos como una Sociedad abierta (ejemplo Ecopetrol) podrá será convocado a través de un medio masivo, como por ejemplo un anuncio en un medio de amplia circulación nacional, luego no espere una citación personal, sugiero que indague sobre la reunión, fecha y lugar en la página web de la sociedad. De igual forma la información para ejercer el derecho de inspección podrá ser puesta a disposición de los interesados en un “data room”.  Medios para convocar : La reunión del máximo órgano social debe ser convocada utilizando el mecanismo de comunicación previsto en los estatutos (correo, correo electrónico). Es conveniente que se deje prueba de la respectiva citación. A falta de estipulación se realizará mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Para establecer la antelación no se tendrán en cuenta ni el día de la convocatoria, ni el de la reunión. Si en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad laboran ordinariamente los días sábados, éstos se tendrán como hábiles para tal fin.

Cualquier falencia en la convocatoria produce ineficacia, es decir, las decisiones adoptadas en la reunión no producen efecto jurídico, sin necesidad de declaración judicial.

Le podrá resultar interesante ver el ejemplo de la convocatoria a la Asamblea General de Ecopetrol de 2023 y la información a disposición. Si usted tiene un sociedad cerrada anímese a elevar los estándares y copiar aquellas cosas que le resulten útiles e innovadoras.  IR

 

Contenido de la convocatoria 

  • Nombre de la sociedad
  • Nombre y clase del órgano que convoca
  • Fecha de la reunión
  • Hora de la reunión
  • Ciudad
  • Dirección completa que permita individualizar plenamente el lugar donde se llevará a cabo la reunión, teniendo en cuenta que la reunión del máximo órgano social debe realizarse en el domicilio principal de la sociedad (salvo los casos de reuniones universales).
  • En la SAS la asamblea de accionistas podrá reunirse en el domicilio principal o fuera de él, aunque no esté presente un quórum universal, siempre y cuando se cumplan los requisitos de quórum y convocatoria previstos en la ley

 

Inspección 

El derecho de inspección es un derecho que tiene el asociado, consistente en la facultad que le asiste de examinar, directamente o mediante persona autorizada para el efecto, los libros y papeles de la sociedad, con el fin de enterarse de su situación administrativa, financiera, contable y jurídica. Este derecho, de manera correlativa, implica la obligación de los administradores de entregar la referida información, en los términos y condiciones que exigen tanto las normas contables, como las normas propias del ordenamiento societario y los estatutos sociales de cada sociedad. En las sociedades por cuotas o partes de interés, este derecho puede ejercerse en cualquier momento. En una S.A. dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general de accionistas, en que se vayan a considerar los estados financieros, según los artículos 379, 422 y 447 del código de comercio. En una S.A.S. durante los cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión en la que se han de aprobar estados financieros de fin de ejercicio, a menos que en los estatutos sociales se convenga un término superior, según el artículo 20 de la Ley 1258 de 2008.

Lugar y forma para ejercer este derecho: El derecho de inspección será ejercido en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, independientemente del tipo societario de que se trate. Los administradores podrán disponer que se ejerza mediante el uso de repositorios de información digital (lo que se conoce como un DATA ROOM digital) u otros instrumentos tecnológicos que salvaguarden la reserva de la información. Finalmente es importante tener en cuenta que los asociados son responsables de su uso adecuado y de los perjuicios que le pueda causar a una sociedad el acceso a la misma por parte de quienes no tengan derecho a ello.

Los siguientes son los documentos objeto del derecho de inspección:

  • Libros de contabilidad con los comprobantes y documentos que justifiquen los asientos consignados en los mismos.
  • La correspondencia que la sociedad dirija y la que reciba que esté relacionada con los negocios sociales, toda vez que forma parte de los papeles del comerciante
  • Los libros de actas de asamblea o junta de socios y de junta directiva (si aplica).
  • El libro de registro de socios y de accionistas (o de acciones)
  • Los estados financieros de fin de ejercicio y los demás documentos que la junta directiva o el representante legal presentan al máximo órgano social, así como los enunciados en el artículo 446 del Código de Comercio.

Le resultará interesante consultar una cartilla didáctica dispuesta por la Superintendencia de Sociedades VER

 

 

El día de la reunión .. 

La reunión debe estar enmarcada por una cuidadosa y juiciosa preparación y orden. Es precisamente bajo un orden del día, y bajo la presidencia de quien se indique en los estatutos o quien elijan los presentes que se debe llevar a cabo una reunión de manera puntual y ordenada en un lugar adecuado con los medios suficientes para poder analizar la información y tomar decisiones que serán trascendentales para el futuro de la sociedad. El Presidente, una vez nombrado por la Asamblea tomará la palabra, llevará la conducción de la reunión y asignará el uso de la palabra. Es muy importante tener en cuenta que la Asamblea debe limitarse a tratar los temas previstos para este tipo de reunión. Es un órgano de dirección, no de administración, por lo cual los asociados no pueden hacer uso extensivo de la palabra para preguntar por asuntos menores de competencia de la administración y que por ley y estatutos han sido delegados a estos y sobre los cuales, de manera general se debe reportar en el informe de la Junta a la Asamblea y el informe de gestión del gerente. Es usual observar accionistas que hacen uso extensivo de la palabra, que aprovechan para ventilar temas personales, o recriminar de manera irrespetuosa a la administración. Es importante que precisamente en la convocatoria y durante el ejercicio del derecho de inspección, se haya suministrado la mayor cantidad posible de información y acceso a documentación que permitan precisamente evitar que llegado el día de la reunión subsistan dudas o inquietudes que puedan impedir un normal funcionamiento de la reunión.

 

La aprobación de los estados financieros y el corte de cuentas de fin de ejercicio con determinación de las utilidades repartibles es, a mi juicio el aspecto más relevante de una Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios.

 

Porqué?  El socio o accionista no está en el día a día de la operación del negocio y es precisamente a partir de los Estados Financieros, debidamente presentados, justificados y documentados, dictaminados y certificados quien corresponde (contador y revisor fiscal) que quien asiste solo una vez al año a analizar el estado de la entidad de la cual hace parte en condición de socio o accionista que puede determinar y hacerse a una idea precisa del estado y situación de su inversión. No olvidemos que la condición de asociado tiene intrínseca una condición de participe en el patrimonio (soy dueño de una parte de este), partícipe de las utilidades (tengo derecho a recibirlas a pro rata de mi participación) y participe en las decisiones (soy consultado y puedo votar).

Las utilidades que una sociedad pueda repartir a los asociados dicen mucho de la solvencia del ente económico, ya que está siendo bien administrado de formal tal que cumple con el propósito esencial de una sociedad y un elemento esencial de ésta : repartir utilidades.

De que sirve una sociedad comercial si es usada solo para pagar salarios a sus directivos, hacer gastos y no repartir utilidades?

Recordemos que la sociedad comercial es en esencia un contrato en el cual una persona (cuando es unipersonal) o dos o más personas, establecen un acuerdo (a través de los estatutos ) para asociarse, con un ánimo específico de hacer un aporte, desarrollar una actividades y repartirse las utilidades.

 

La repartición de utilidades es un elemento esencial del contrato de sociedad y como tal los administradores deben centrar sus esfuerzos en tener indicadores y objetivos claros que los lleven a cumplir este importante propósito en beneficio de la sociedad y de sus asociados.

 

 

.. Y después 

De toda reunión debe quedar un acta que debe ser elaborada por quien la Asamblea determine. Usualmente se declara un receso para que una comisión la redacte, se de lectura a la misma, se apruebe y sea firmada por quienes actuaron como Presidente y Secretario. El Acta es prueba de lo discutido y aprobado en la reunión, es soporte contable para la administración y el área de contabilidad para apropiar reservas, distribuir y entregar utilidades y para los administradores para adoptar las medidas adoptada por el máximo órgano social. Cuando en la reunión se han realizado nombramientos, o cambios en la estructura de representación legal y la junta, éstos deben ser registrados ante la Cámara de Comercio.

 

Recomendaciones

 

A los administradores 

  • Reúna a su equipo, preparen una Asamblea memorable
  • Trate a los asociados con respecto, tenga paciencia, ellos no están en el día a día
  • Si los asociados son familia, deje de lado las emociones, compórtese frente a ellos cómo si no lo fueran
  • Disponga todo lo necesario para que durante el período de inspección los asociados puedan conocer de fondo la situación y formular preguntas, podrá aprovechar la reunión para asuntos más relevantes.
  • Sea claro, conciso e incluso didáctico.
  • Confundir al auditorio con terminología técnica, “slang” o términos jurídicos no es recomendable.
  • El lugar de reunión tiene que ser cómodo, bien iluminado y con la temperatura adecuada
  • Las reuniones de dos o más horas llevan a la pérdida de foco e interés, trate de centralizar todo lo importante en el menor tiempo posible
  • Ofrezca bebidas y siempre, algo de comer, la gente sin hambre piensa mejor y está menos dada a iniciar una confrontación
  • El conflicto es inevitable, la violencia es opcional. Si se presenta una discusión acalorada o un asomo de altercado, tome las riendas y manéjelo de manera inteligente.
  • Siga con detalle el orden del día, abra espacios para preguntas, haga buen manejo del uso de la palabra
  • Con cortesía y buen tacto no deje que una sola persona, a veces un “minoritario con iniciativa” acapare el uso de la palabra, se refiera a asuntos que no son objeto de la reunión, solicitud de información ya suministrada o aclarada. Maneje la situación siempre con respeto y cortesía.
  • Recuerde que su auditorio está compuesto por gente joven con curiosidad, y mayor con experiencia, gente que no conoce del ramo o del negocio, una amalgama de personalidades y temperamentos que es importante saber manejar.
  • La claridad en el lenguaje, las ayudas visuales, el tono de la voz, un lenguaje corporal adecuado, la calidez y amabilidad en el trato son fundamentales.
  • Por pequeña que sea la sociedad haga cuenta que fuera una gran sociedad de capitales, inscrita en bolsa, observe parámetros y estándares altos, descreste a su audiencia.

A los asociados 

  • Ejerza el derecho de inspección
  • Llegue preparado a la reunión
  • Si bien usted tiene la condición de asociado, y es “su empresa”, recuerde que está siendo invitado a la reunión
  • Los administradores son empleados o directivos de la sociedad, no empleados suyos, trátelos con respeto
  • Agradezca su gestión
  • Sea medido con sus intervenciones, los demás también tienen derecho al uso de la palabra y la reunión debe fluir
  • Si usted es conciliador y tiene dotes de mediador, colabore en el caso de que surja un altercado, las asambleas no son un circo, ni un foro para arruinar el momento a los demás por el talante y personalidad de unos pocos
  • Recuerde que usted no es administrador, ni es la oportunidad para hablar del día a día del negocio, sugerir formas de dirigirlo, o una nueva técnica de mercadeo
  • De ser necesario o querer expresar algo en este sentido, pida la palabra en proposiciones o varios, o pida un espacio con algún directivo, debe dejar que la reunión fluya y siga su curso
  • Conozca sus derechos, pero también sus obligaciones
  • Tenga a mano los estatutos e información que le permita participar inteligentemente en la reunión
  • Prepare su intervención sea conciso. Evita las introducciones largas y los asuntos irrelevantes, vaya al grano
  • Si usted considera que la administración ha hecho un buen trabajo proponga una moción de felicitación

 

Recursos

 

Nota: La Superintendencia de Sociedades tiene a disposición de los usuarios los siguientes recursos de gran utilidad

  • Cartilla Administradores VER
  • Guía práctica Sociedad por Acciones Simplificada S.A.S. VER
  • Cartilla Sociedad Acciones Simplificadas VER
  • Guía Práctica – Cartilla Asambleas VER
  • Guía colombiana de Gobierno Corporativo para Sociedades Cerradas y de Familia VER
  • Guía práctica de aplicación del Método de la Participación y Preparación de Estados Financieros VER
  • Guía Empresa Responsable VER
  • Derecho de inspección VER

 

Notas

 

Código de Comercio, artículo 446.

La junta directiva y el representante legal presentarán a la asamblea, para su aprobación o improbación, el balance de cada ejercicio, acompañado de los siguientes documentos:

1. El detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del correspondiente ejercicio social, con especificación de las apropiaciones hechas por concepto de depreciación de activos fijos y de amortización de intangibles.

2. Un proyecto de distribución de utilidades repartibles, con la deducción de la suma calculada para el pago del impuesto sobre la renta y sus complementarios por el correspondiente ejercicio gravable.

3. El informe de la junta directiva sobre la situación económica y financiera de la sociedad que contendrá además de los datos contables y estadísticos pertinentes, los que a continuación se enumeran: a) Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la sociedad; b) Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el literal anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores, vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones; c) Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a éste, efectuadas en favor de personas naturales o jurídicas; d) Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados unos y otros; e) Los dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera, y f) Las inversiones discriminadas de la compañía en otras sociedades, nacionales o extranjeras.

4. Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende a la asamblea.

5. El informe escrito del revisor fiscal. Conc.: art. 291; L. 222/95, arts. 46, 47.

 

Es evidente que el vacío y la tristeza que dejan la muerte de un ser querido alteran el orden de prioridades y disminuyen la energía necesaria para hacerse cargo de cosas tan importantes como iniciar, llevar a cabo y finalizar un proceso de sucesión.

 

 

Siempre es recomendable que los herederos se pongan de acuerdo y lo lleven por la vía notarial. De mutuo acuerdo.

No hay que desconocer que es un proceso y como tal, es una serie ordenada de pasos que requieren planeación, organización, orden, acuerdos, negociación, acción y sobre todo ejeución.

Es importante asumir el reto, cerrar la página, dar la oportunidad a los herederos para recibir lo que les corresponde, en la justa medida de lo previsto por un eventual testamento, o según lo que establece la ley.

Un proceso de sucesión puede tomar entre 6 meses y un año, dependiendo el nivel de organización y la complejidad del patrimonio.

Es importante para toda sucesión que no se ha iniciado, cerrar el primer semester del año con alguna definición, dar el primero de muchos pasos necesario para culminar el proceso.

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Al iniciar un proceso de consultoría, las familias se preguntan: porqué tanta información? Porqué las entrevistas ? Porqué las preguntas? La respuesta es sencilla : el consultor debe conocer a la familia a profundidad, como un todo, como un grupo y un conjunto de individuos, relacionados entre sí, pero tambien a cada uno de los individuos, en sus aspectos más íntimos y personales. Para poder asesorar a un grupo, es necesario conocer todos los elementos que lo componen y saber que está pasando por sus cabezas.

El ser humano está lleno de atributos, y maneja una emocionalidad propia que no está dictada únicamente por el entorno, el bienestar económico o de su propio núcleo familar. Son decenas los factores que influyen para que una persona esté bien o mal, en un determinado momento.

 

En esta gráfica observamos que no todo el mundo se siente igual en el mismo momento.

 

La escala 

Así las cosas, en una familia como la del ejemplo, de ocho individuos, es muy probable que a lo largo de un año calendario no todos manejen el mismo estado de ánimo y emocional, dificultando de esta forma la interacción entre sus miembros, la capacidad del lider de ponerlos en sintonía y a remar en una misma dirección. 

En la escala propuesta, una persona con un puntaje de 10 sería el entusiasta, permanente y genuinamente feliz (no solo por el dinero y el bienestar que esta produce, sino por la vida). 

En la parte baja de la escala, un 2,5 y por debajo ubicaríamos a una persona con poca autoestima, problemas emocionales y psicológicos profundos, incluso con patologías clínicas. Esta persona podría comportarse más que de manera indiferente, apática, disruptiva, disociadora e incluso violenta. 

Recordemos que los estados de ánimo y la emocionalidad vienen y van. Al variar el puntaje de la escala entre cada miembro y así a lo largo del año, será muy difícil encontrar un momento óptimo del año en el cual una famila pueda.

Recomendaciones

 El lider y aquellos que estén pasando por un buen momento deben ayudar a ambientar las reuniones, las cuales se deben preparar con tiempo, y en todo momento tener en cuenta que uno o varias personas del grupo pueden estar pasando por un monumento complicado y muy seguramente su falta de disposición o interés no está ligadas a algo que tenga que ver con el grupo, sino con su propia individualidad y entorno personal. Una familia es fuerte en la medida en que se conozca muy bien a si misma y exista entre sus miembros elementos de comprensión, empatía y entendimiento. Lo anterior ayuda a cumplir los objetivos comunes y tomar decisiones conjuntas, en un marco de entendimiento para seguir cumpliendo los objetivos a largo plazo. 

Existen dos conceptos fundamentales para planear adecuadamente el tránsito generacional:

  • El sueño compartido y
  • La visión conjunta. 

Entenderlos y asimilarlos facilitan enormemente los ejercicios de planeación y abonan el camino del éxito en el tránsito de una generación a otra. Son herramientas valiosas de planeación.  

La visión conjunta: ésta no difiere de la visión que se desarrolla en un ejercicio de planeación empresarial. En este caso, la Familia, se fija uno o varios objetivos o expectativas, en un plazo determinado: 5, 10 o 15 años. Es fundamental  que esta visión sea común, la familia debe estar alineada y en capacidad de formular y desarrollar una estrategia para poder alcanzar esa visión.  

El sueño compartido, debe ser construido a partir de un imaginario común, donde la familia se da la licencia de fijar, inspirada en sus valores y principios, aquellos sueños y anhelos que desea realizar, por más utópicos o inalcanzables que puedan parecer. Fijarse metas grandes y ambiciosas, soñar y pensar en grande reafirman el carácter de una familia empresaria, siempre y cuando este sueño sea compartido. 

Estos dos ejercicios, fijar la visión conjunta y elaborar el sueño compartido requieren trabajo, esfuerzo y dedicación para poderlos concretar en un manifiesto conjunto y acordado por el grupo familiar donde se establezcan metas volantes, resultados palpables, compromisos formales y un norte claramente definido.

Ya sea como ejercicio aislado o en el marco de un Protocolo de familia, definir la visión conjunta y construir un sueño compartido son ejercicios valiosos para avanzar como un grupo fortalecido hacia el complejo e incierto camino del tránsito generacional.

 

Cuando un grupo familiar inicia un proceso de planeación, puede resultar equívoco y prematuro introducir de manera acelerada una serie larga y confusa de conceptos y mejores prácticas que la familia debe implementar para “ponerse al día”.

Para este fin están los libros, las conversaciones con pares, colegas y amigos para saber que tan actualizado o desactualizado puede estar un grupo familiar en asuntos comunes a las familias empresarias como una Asamblea de Familia, un Consejo de Familia, Junta Directiva, mecanismos de resolución de conflictos, el Protocolo Familiar, entre otros.

Los procesos de planeación deben ser cuidadosamente diseñados para no abrumar al grupo familiar. Resaltar y hacer énfasis sobre la ausencia de los elementos ya citados puede llevar a una pronta frustración y a un posible estancamiento (prematuro) del proceso.

Es por esto que el proceso de planeación debe ser dinámico y constructivo y la familia debe recibir de su asesor de manera gradual y permanente datos, información, herramientas y metodologías que le permitan experimentar una aproximación gradual pero eficiente al gran universo de las herramientas de planeación y gestión de un patrimonio familiar.

Resaltamos la importancia de las “victorias tempranas”, o “quick wins”. Son aquellos puntos débiles que el asesor, basado en su experiencia y en su conocimiento logra identificar y para los cuales tiene algún tipo de solución o camino a la solución, usualmente de fácil implementación, que logra en últimas brindar una rápida y eficiente solución a un reto o problema, sin tener que esperar, necesariamente al final de la asesoría o al inicio del plan de implementación.

Muchas familias empresaria se lamentan de no tener Junta Directiva, y ven en ella la posibilidad de avanzar en un proceso de profesionalización en la gestión de sus negocios. Sin embargo, conformar una Junta Directiva formal, bien estructurada y enfocada en resultados no es algo que se logre de la noche a la mañana.

Un Consejo Asesor puede ser el punto de partida para lograr iniciar los diálogos y dinámicas necesarios al interior de una empresa para lograr, más adelante, la conformación de un sólido cuerpo directivo, con reglamento, funciones, metas, indicadores y objetivos centrados en el crecimiento del negocio y la profesionalización de su administración.

Para las familias empresarias, asesores y gente relacionadas con el tema, los términos Family Office y Multi Family Office dan mucho de qué hablar y generan todo tipo de interrogantes. Son instrumentos de gestión y administración de la riqueza familiar que pueden contribuir de una manera decisiva al crecimiento de la familia empresaria y a mejorar las condiciones de continuidad de su patrimonio y transmisión del legado familiar.

Algo de historia…

El concepto moderno de Oficina de Familia surge en 1838 cuando la familia de JP Morgan funda “The House of Morgan” una unidad encargada de manejar los activos de la familia. En 1882 la familia Rockefeller funda su Oficina de Familia que subsiste hoy en día.

El auge de las oficinas de familia tiene lugar en los años 80, a mediada que las grandes familias americanas, europeas y asiáticas crecen en riqueza y número de miembros. Se estima que hoy en día existen entre 7.000 y 10.000 Oficinas de Familia. Chile y México tienen un número importante de este tipo de unidades de gestión patrimonial, en Colombia la figura empieza a tomar importancia a finales de los noventa.

Contexto

El negocio familiar o la empresa, se administra de una forma particular. Accionistas (la Familia), directivos (miembros de la familia y terceros) y un equipo .
Este negocio genera dividendos que la familia distribuye o invierte en : otros negocios, activos financieros, inversiones inmobiliarias, etc.
A lo largo del tiempo, los frutos del negocio familiar se convierten en una parte importante del patrimonio familiar.

Cómo administrar eficientemente las Inversiones Familiares? – Siete claves para lograrlo. 

1 Los miembros del grupo familiar deben asumir un rol serio y profesional de propietarios, comportándose como tales, a pesar de su relación filial. 
2 Deben existir reglas claras, expresas y escritas que sean el fruto de un proceso organizado, participativo e incluyente en el que todos los accionistas / familia hayan tenido la oportunidad de participar.  (Protocolo de Familia – Acuerdos de Accionistas) 
3 La gestión y administración del patrimonio debe estar en manos de profesionales con los conocimientos y capacidades suficientes para generar valor y rendimientos. No es lo mismo administrar el Negocio Familiar que las Inversiones Familiares. La familia debe tener la sabiduría de cuándo administrar y cuándo delegar.  
4 Los dueños del patrimonio deben dejarse asesorar, un primer paso es invitar a terceros que los miren desde afuera sin consideraciones subjetivas y les puedan formular observaciones que mejoren la gestión y administración del patrimonio. 
5 Se deben crear indicadores de gestión (los famosos KPI’s), metas claras y medibles, así como estímulos para la gestión profesional y acertada del patrimonio. 
6 Así como la empresa debe generar dividendos que se reparten a los accionistas, aquellos dividendos o recursos que se invierten para aumentar el patrimonio familiar deben tener un objetivo claro, un propósito y una destinación específica. 
7 Un claro ejemplo puede ser a través de beneficios, tales como el uso de activos comunes (fincas y apartamentos), fondos de educación, auxilios para el emprendimiento, un “banco familiar” e incluso iniciativas de tipo social o filantrópico. 

El concepto de Family Office para lograr el objetivo 

La tendencia mundial sugiere que las familias empresarias, independientemente de su tamaño y patrimonio gestionen y administren sus Inversiones Familiares (ver cuadro 1) con los mismos criterios de organización, profesionalismo y dirección de una Empresa, creando una unidad o estructura sólida y fuerte, administrada por profesionales y colaboradores que apoyen dicha gestión. 

Esta  unidad de gestión y administración se conoce como el “Family Office” o la Oficina de Familia, la cual presta servicios (a la Familia) tan diversos como gestión y administración de portafolios de inversión (del grupo y de los individuos), administración de inmuebles, contratación grupal de servicios y seguros, tesorería, servicios de contabilidad, servicios tipo “conserjería” para los miembros de la familia (coordinación de actividades, viajes), manejo y administración de flotas de transporte, iniciativas sociales y filantrópicas, apoyo al emprendimiento de las generaciones más jóvenes, espacios de oficina, salas de reunión, coordinación de eventos familiares (asamblea familiar anual, Consejo de Famila, Comités de diversa índole). 

La Oficina de Familia también vela por la adecuada representación de la familia en aquellas sociedades donde tiene inversiones. 

Para crear una estructura individual (o “Single Family Office) que a su vez sea rentable, fuerte y robusta se requiere que el patrimonio bajo administración sea alto, por lo cual es usual que aquellas familias que aún no logran niveles adecuados de patrimonio para este propósito acudan a un concepto que se desarrolló a partir de la Oficina de Familia tradicional, conocido como “Multi Family Office”, u Oficina Multi Familia, donde como su nombre lo sugiere, varias familias se unen para compartir gastos de estructura y beneficiarse de los servicios de administradores y gestores profesionales de patrimonio. 

Soñar no cuesta nada – recomendación 

Si su familia empresaria no posee (aún) una “masa crítica” para tener su propia Oficina de Familia, asimile los conceptos de gestión profesional, independencia del negocio familiar y beneficio familiar, diseñe el concepto de una oficina de familia con los recursos que tiene a disposición, déjese asesorar y acompañar e inicie un proceso que lo lleve inicialmente a un Multi Family Office, y luego, porqué no, a un Family Office. 

 

 

Tuve la fortuna de tener en mis manos y de leer el libro de Agustí Sala :  “Secretos de Familia, las guerras del poder” del cual me permito hacer una breve reseña y compartir algunas reflexiones.

Con un estilo periodístico envidiable, Sala mantiene cautivo al lector con un relato bien documento, descriptivo y agradable sobre la vida de 37 familias empresarias alrededor del mundo. No se trata de familias cualquiera, incluye a los Gucci, los Guinness, los Bacardí, los Osborne, los Ferragamo, la familia Christiansen (Lego) y hasta la familia Slim del gran magnate mexicano.

El autor español introduce el concepto de sueño compartido afirmando que “los vínculos de sangre proporcionan una fuerza especial a las sociedades como consecuencia de una historia, unos valores y unos intereses que sus integrantes tienen en común (…) ”

Esto hubiera permitido al autor incluir en su libro maravillosos relatos de éxito familiar y empresarial ya que una mezcla equilibrada de buenos valores, principios y relaciones familiares, sumada a un éxito empresarial que produce riqueza y bienestar a una familia puede convertirse en la clave de la felicidad. Sin embargo y como lo señalan sus relatos, esto no siempre es el caso.

Del poder y la riqueza en muchas de las familias reseñadas también es posible extraer crueles testimonios de tragedia, destrucción, rompimiento e incluso asesinatos como ocurrió en la familia Gucci cuando Patricia Reggiani contrató un par de sicarios profesionales para asesinar a su esposo Maurizio Gucci, tras años de una saga familiar caracterizada por trágicas historias de celos, rencor, pasión y revancha, entorno a la riqueza de la familia, esparcida más allá del fundador y de sus hijos.

Los cinco capítulos de su libro tienen títulos sugestivos como “Batallas y Guerras”, “Disputas y Cimas”, “la Continuidad”, “la hora del relevo” y finaliza con “claves de supervivencia”, incluyendo en este último capítulo el caso de la familia japonés Kongo Gumi, que logró perdurar durante más de 1.400 años, pero que feneció a finales de 2006 por circunstancias curiosamente de mercado, no de familia.

Además de lo agradable que resulta leer historias donde los detalles y curiosidades reveladas por el autor nos transportan a otro mundo, este libro me permitió recordar que a partir de las historias se pueden escribir nuevas y mejores historias para evitar que ciertos sucesos se repitan, o para proteger a las generaciones futuras para que no caigan en los errores de sus antepasados.

Reflexión : Las familias no se deben concentrar únicamente en la gestión y administración de su riqueza, teniendo como foco de atención su crecimiento sostenido. Más que eso, la familia empresaria debe velar por hacer esfuerzos permanentes por conocer, exaltar, propagar y difundir los valores fundacionales del Patriarca, o del puñado de familiares que lograron hacer germinar y crecer la semilla del patrimonio. Estos sólidos valores y principios son aquellos que permitirán precisamente construir el sueño compartido de que habla el autor, a partir del cual una familia puede corregir su rumbo, definirlo de una mejor manera, escribir una nueva historia, o construir como debe ser, acuerdos sólidos, basados en los valores fundacionales de la primera generación, de aquella que por estar tan ocupada trabajando y haciendo riqueza, no tenía tiempo ni necesidad de pensar en valores negativos o luchas de poder que es lo que precisamente destruye y acaba con los patrimonios familiares.

Es necesario ir más allá de la investigación y difusión de los valores fundacionales, estos deben ser tomados como fuente e inspiración para construir acuerdos como Protocolos de Familia, Acuerdos de Accionistas, Reglas de Gobierno Familiar y Corporativo, y todos los reglamentos que permitan que el tránsito generacional se desarrolle de manera adecuada y pacífica garantizando la continuidad del Patrimonio Familiar.

En una familia empresaria de tercera y cuarta generación hay suficiente capital humano e intelectual para permitir que mientras unos miembros de la familia, junto con sus gestores profesionales externos se dedican a la administración y preservación del patrimonio en el plano empresarial, otro grupo de familiares, apoyados por sus consejeros y asesores de confianza dediquen tiempo, recursos y esfuerzos a construir dichos acuerdos.

Solo así se logrará un adecuado balance entre los dos activos más importantes de un Patrimonio Familiar : la riqueza y el capital intelectual.